Lancé fin 2021, le concours des Trophées de la simplification avait pour objectif de récompenser deux projets de simplification proposés à la Task Force Simplification (TFS) et les deux référents simplification innovation numérique (RSIN) les plus engagés.

Parmi la dizaine de projets soumis à la TFS, le jury s’est attaché à juger de leur pertinence, leur gain opérationnel, leur portabilité et de leur originalité. Les deux projets distingués sont ceux 61e régiment d’artillerie (61e RA), premier prix, et celui du 1er régiment parachutiste d’infanterie de marine (1er RPIMa), deuxième prix.

Le 61e RA a été récompensé par le chef d’état-major de l’armée de Terre (CEMAT) pour le développement de sa « solution d’aide à la préparation et à la conduite des activités ». Ce projet s’articule autour d’un espace en ligne complet et ergonomique mis en place à partir des outils disponibles sur le réseau de travail interne Intradef (sharepoint). Il permet de favoriser le partage d’informations au sein du régiment et de son environnement, de mettre à disposition des documents de référence uniques et de favoriser le travail collaboratif.

Ce site s’inscrit dans un plan d'action plus large visant à réduire la diffusion d’informations redondantes. Le régiment a rédigé des procédures organiques permanentes (POP), des documents-cadres reprenant les éléments  récurrents d’organisation des activités (sécurité, cérémonial, etc.). En conséquence, les notes d’organisation sont plus succinctes, et donc pertinentes, car elles se réfèrent aux POP. En outre, les cahiers d’ordre des commandants d’unités (CDU) suffisent pour certaines activités.

Si le projet vise en première intention la réduction du nombre et du volume des notes de service, l’objectif prioritaire est bien de repositionner services et unités dans leurs rôles respectifs : les services conçoivent l’action d’ensemble, préparent la décision d’attribution des missions aux unités, coordonnent et contrôlent ; les unités conduisent les missions qui leur sont attribuées selon le principe de subsidiarité, sous la responsabilité des CDU.

Le 1er RPIMa a quant à lui été récompensé du deuxième prix pour avoir développé un « système de déclaration d’activité de préparation opérationnelle simplifiée ». Les SAS répondent ainsi à une préoccupation majeure des formations : faciliter les démarches administratives autour d’une activité de préparation opérationnelle. Cet objectif est atteint par l'association d'une note permanente de référence, de deux outils uniques pour déclarer une activité - note de service pré-formatée et espace SharePoint pour déclarer rapidement certaines activités qui ne nécessitent pas de notes - et d’un modèle de compte-rendu d'activité unique et digitalisé. Le tout rassemblé dans un portail ergonomique.

En conséquence, ce projet accroît la subsidiarité dans le processus de validation d’activités courantes et diminue le volume des démarches administratives.

En parallèle, parmi les 220 RSIN de l’armée de Terre, cinq ont été nominés pour le prix du RSIN le plus engagé. Ils ont été sélectionnés selon la qualité et la quantité de mesures de simplification et des bonnes pratiques proposées, leur dynamisme et la qualité de leurs échanges avec la TFS.  Le lieutenant-colonel  Joffrey,  de  la  STAT,  qui  a  été  déclaré  « RSIN  le  plus  engagé »  pour  son investissement sans faille au profit de la simplification a reçu un témoignage de satisfaction du CEMAT et le capitaine Alex, du 31e régiment du génie, a reçu le second prix.

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